Il existe plusieurs solutions permettant d'archiver et de sécuriser des documents sensibles. Parmi les plus novatrices figure le coffre-fort numérique. Vous ne connaissez pas encore cette alternative ? Vous aimeriez vous assurer qu'elle convienne réellement à votre besoin ? Quelle que soit votre interrogation, prenez connaissance des informations rassemblées dans le texte ci-dessous pour en savoir plus !
De quoi s'agit-il précisément ?
Cet espace numérique sécurisé demeure encore relativement méconnu du grand public. Il offre pourtant de nombreux intérêts en termes de sécurité, d'archivage et de stockage. Une telle solution semble donc répondre parfaitement aux entreprises qui ont besoin de protéger et d'accéder aisément à des documents tels que des fiches de paie, des papiers administratifs ou des contrats commerciaux. Vous aurez déjà sans doute compris que perdre de telles informations dans un incendie ou un cambriolage pourrait avoir de lourdes conséquences pour l'avenir d'une société.
Pour utiliser ce service, vous n'aurez besoin que d'un accès, d'une connexion Internet et d'un navigateur web ! Vous serez alors autorisé à consulter tous les documents stockés dans ce coffre-fort virtuel. Mieux encore, en fonction des droits qui vous auront été accordés sur la plate-forme, vous pourrez modifier ou ajouter de nouveaux documents.
N'allez surtout pas penser que de tels espaces sécurisés en ligne sont uniquement réservés aux entreprises et aux professionnels. Ils offrent également de nombreux avantages pour les particuliers, comme vous pourrez le découvrir en suivant ce lien.
Faciliter l'archivage des documents
Un tel coffre-fort devient le point d'entrée unique permettant d'accéder à l'information au sein d'une entreprise. Vous n'aurez donc plus à courir dans tous les sens pour trouver ce dont vous avez besoin. Il n'est pas rare non plus qu'un carton contenant des archives anciennes s'égare de temps à autre ou soit mis au rebut par erreur.
Les outils numériques vont également vous aider à optimiser l'archivage. Grâce à un système d'index, les documents seront classés en fonction de leur nature, de leur importance ou de leur origine. Il vous suffira alors de quelques clics pour trouver l'information. Avec un archivage plus classique, il vous aurait peut-être fallu ouvrir un ou plusieurs cartons sans même être assuré du succès. Notez également que l'accès au coffre-fort électronique est autorisé 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Vous ne serez donc plus dépendant des horaires d'ouverture de l'entreprise pour accéder aux données. Pratique dans un contexte de télétravail, n'est-ce pas ?
Économiser du temps et de l'argent
Il semble évident que la mise en place d'un tel coffre-fort devrait nécessairement faire gagner du temps, et donc de l'argent, à l'entreprise. Une étude a même démontré que le gain était en moyenne compris entre 10 et 30 centimes par document, ce qui est loin d'être négligeable dans un contexte économique toujours plus difficile.
Vous réduirez dans le même temps le nombre de tâches réalisées manuellement. Souvent sans grande valeur ajoutée, ces dernières n'en restent pas moins coûteuses pour l'entreprise. La numérisation de tous vos documents vous épargnera des tâches telles que les photocopies, la mise sous enveloppe ou encore la diffusion postale. L'image de marque de votre entreprise s'en trouvera alors nettement améliorée aux yeux des clients.
Réduire l'impact environnemental
Les outils numériques ont l'avantage de réduire l'impact des entreprises sur l'environnement. Le coffre-fort virtuel limitera ainsi le recours au papier. Selon les dernières études, l'ensemble des sociétés françaises produit plus de 90 0000 tonnes de déchets en papier chaque année. Comme vous le savez doute, pour fabriquer du papier, il est nécessaire d'abattre des arbres.
Vous souhaitez mettre en place dans votre entreprise une politique "zéro papier" ? Vous désirez améliorer son impact environnemental sans dépenser des sommes trop importantes ? Le coffre-fort numérique saura vous être d'une aide précieuse !
Se conformer à la législation en vigueur
Plusieurs évolutions législatives récentes incitent les entreprises à mieux protéger leurs données. Parmi les plus connues, on retrouve par exemple la loi travail de 2016 et le RGPD ("Règlement Général sur la Protection des Données"). Toutes partagent la même philosophie : la sécurité avant tout !
En France, la notion d'espace sécurisé numérique est définie par l'article L.103 du Code des postes et communications électroniques. Celui-ci précise également que l'employeur doit remettre un bulletin de salaire papier ou numérique au collaborateur. Gardez bien à l'esprit que la législation risque encore d'évoluer au cours des prochains mois comme le démontrent les décrets entrés récemment en vigueur (décret 2018-418 à propos des modalités de mise en œuvre du service et décret 2018-853 concernant les conditions de récupération des données stockées).