Dans une entreprise, le suivi des impayés est un aspect essentiel de la gestion comptable, puisque des factures non réglées peuvent rapidement engendrer des difficultés de trésorerie. Plusieurs solutions peuvent ainsi être adoptées, pour éviter que les clients n’abusent pas des délais de paiement. Parmi elles, il y a la lettre de relance, qui s’inscrit dans le cadre du recouvrement amiable de créances. Voici l’essentiel à savoir en ce qui la concerne, et les éléments à considérer pour bien la rédiger.
En quoi consiste une lettre de relance ?
La lettre de relance constitue la première étape d’une procédure de recouvrement de créances, lorsqu’une entreprise se trouve confrontée à impayés clients. Il s’agit d’un courrier envoyé au débiteur pour l’informer d’une facture arrivée à échéance, mais qui n’a pas été réglé dans le délai imparti. Même si elle n’est pas obligatoire, recourir à cette solution présente de nombreux avantages. En effet, elle vous permet d’obtenir gain de cause de manière formelle, sans avoir à entamer de longues démarches administratives. D’ailleurs, les défauts de paiement non résolus à temps risquent de mettre à mal la stabilité financière d’un établissement, et peuvent avoir des conséquences sur ses activités. Opter pour cette stratégie vous garantit donc un résultat rapide, et vous épargne d’éventuelles difficultés liées à la gestion budgétaire. Ce n’est que lorsque cette procédure amiable ne donne pas ses fruits qu’il faudra passer à l’étape de la mise en demeure, et à l’introduction d’un recours en justice. Si vous souhaitez obtenir des conseils pour la rédaction d’une lettre de relance, renseignez-vous sur rubypayeur.com.
La forme et le contenu d’une lettre de relance
Pour rédiger correctement une lettre de relance, il convient de se conformer à un certain nombre d’usages, même s’il n’existe aucune obligation spécifique en la matière. Concernant la forme, veillez à bien renseigner les informations concernant votre entreprise (nom, siège social, coordonnées, etc.), celles de votre débiteur, le lieu et la date de la rédaction. Dans son contenu, la lettre doit faire mention de tous les éléments essentiels concernant la facture impayée. Parmi eux, le numéro et la date d’émission, les produits ou les services concernés, le montant à payer, et la date d’échéance non respectée. À la fin, cette demande de règlement doit être dûment signée par l’éditeur, avant d’être envoyée. Une lettre de recouvrement peut être répétée plusieurs fois, mais il faut savoir que les relances agressives sont illégales, surtout lorsqu’elles sont accompagnées de menaces physiques ou verbales. Il en est ainsi de l’usage de termes pouvant assimiler cette procédure à un acte judiciaire, ou à une décision de justice condamnant le débiteur. Le secret professionnel étant de rigueur, la communication de l’impayé à un tiers est aussi interdite.
Se faire accompagner par un professionnel pour la rédaction d’une lettre de relance
Comme la plupart des lettres administratives, une lettre de relance peut être difficile à concevoir, surtout lorsqu’on n’est pas à l’aise avec la rédaction. Ainsi, sachez ainsi qu’il vous est possible de bénéficier de l’aide d’un professionnel, grâce à un accompagnement personnalisé. L’objectif étant d’obtenir rapidement le recouvrement de vos créances, recourir au service d’un cabinet spécialisé en ligne est une solution pratique, puisqu’elle vous fait gagner un temps précieux. Par exemple, en vous rendant directement sur le site internet d’un prestataire, il vous sera possible de choisir parmi différents modèles de lettre de relance, selon vos besoins. Avec à sa parfaite maîtrise du cadre légal et réglementaire régissant ce domaine, il est le mieux placé pour vous prodiguer les meilleurs conseils sur votre situation. D’ailleurs, son accompagnement ne s’arrête pas à ce stade, car il peut également vous éclairer sur les autres procédures à engager, lorsque le recouvrement à l’amiable ne s’est pas avéré efficace.