Comment faire une signature électronique d’un document PDF

La signature électronique est actuellement très utilisée par de nombreuses entreprises. Elle se présente comme une solution d’avenir très efficace. Un document PDF avec une signature électronique est irrévocable, car la signature est infalsifiable. Il est à noter qu’elle a la même valeur légale que la manuscrite.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Il est essentiel de savoir que la signature électronique pdf a une valeur légale au sein de l’Union européenne tout comme son équivalent papier. D’ailleurs, elle est une meilleure alternative à la signature manuscrite. Elle est à la fois unique et complexe. Elle permet un renforcement de la sécurité des processus numériques. En effet, la signature électronique se présente comme une solution incontournable pour garantir l’intégrité d’un document. Quand elle est appliquée sur un PDF, la moindre correction est repérée. Autrement dit, avec son empreinte numérique, toute modification qui est apportée au document peut être détectée facilement. Un document PDF avec une signature électronique est alors bien sécurisé. En d’autres termes, une signature électronique permet de rendre un document incorruptible. Il est important de comprendre que la signature électronique peut être utilisée pour de différents usages à citer la validation d’une déclaration fiscale, le payement d’une traite, la confirmation d’un virement bancaire, la sécurisation d’un émail, la signature d’un contrat, et bien d’autres encore. Il est à noter qu’elle permet de réduire vos délais de traitement et d’accroître votre mobilité. Mais ce n’est pas tout, elle se présente comme un excellent moyen pour répondre aux enjeux de la globalisation. En effet, il est à savoir qu’avec une signature électronique, vous pouvez traiter avec un client à l’étranger. Ainsi, il est très important de savoir que la signature électronique est respectueuse de l’environnement. Effectivement, il n’est plus nécessaire d’utiliser du papier ou de l’encre ou encore des cartouches d’imprimante. En outre, il est à préciser qu’elle permet de booster votre efficacité. Elle vous aide à bénéficier d’un gain de temps considérable. En effet, elle est reconnue pour sa capacité à réduire les processus de transmission. Puisque le temps de traitement des demandes va diminuer, la productivité de vos employés va augmenter. Aussi, à l’aide d’un logiciel de signature numérique, vous pouvez réduire les coûts d’impression et d’expédition. Cliquez ici pour plus d’informations universign.com.

Comment ça marche la signature électronique d’un document PDF ?

La signature électronique est très utilisée grâce à ses innombrables avantages. En effet, elle est à la fois pratique, intuitive et infalsifiable. Elle permet de faciliter les échanges en entreprise et de signer un document pdf. Il est important de savoir qu’elle nécessite un outil de signature qui est constitué d’un certificat électronique. Ce dernier doit renfermer des informations relatives au signataire à savoir son nom, son prénom, son organisation et bien d’autres encore. L’outil de signature est aussi constitué d’un moteur de signature. Ce dernier a pour rôle de récupérer toutes les informations qui se trouvent dans le certificat afin de les appliquer dans le document. Cette étape est fondamentale, car elle permet d’identifier le signataire. Ce qui veut dire que ce dernier a donné son consentement. A ce moment-là, le document signé électroniquement a une valeur juridique. Il est important de préciser qu’une signature électronique n’est pas forcément visuelle. Effectivement, elle peut prendre par exemple la forme d’une suite de caractères générée par l’outil de signature.

Comment bien choisir sa solution de signature électronique ?

Il est crucial de rappeler que la signature électronique pdf a la même valeur juridique que la version manuscrite. Elle garantit l’authenticité de votre document PDF. Une signature électronique est à la fois rapide et facile à utiliser. Malgré tous ses avantages, elle peut devenir un véritable casse-tête pour les chefs d’entreprise. En effet, les solutions proposées sur le marché ne promettent pas les mêmes garanties. Il est alors très important de prendre en compte certains critères essentiels avant de faire votre choix. Il est conseillé de vérifier si la solution est bien conforme avec la réglementation. Vous pouvez vous renseigner pour connaître les référentiels qui sont reconnus en France. Il faut aussi arriver à savoir si les niveaux de sécurité sont bien respectés. L’important est de trouver une solution qui est efficace pour votre organisation. Il est conseillé de choisir un outil proposant une installation rapide, une importante flexibilité, un accompagnement en cas de problèmes techniques et un besoin moins important de matériel informatique. Pour avoir le contrôle de toutes vos données tout en profitant d’une meilleure sécurisation de vos informations, il est recommandé de privilégier un logiciel en interne. 

Quelles sont les fonctionnalités qu’un logiciel de signature numérique doit avoir ?

Il est essentiel de rappeler qu’un logiciel de signature numérique doit répondre à tous vos besoins. Il doit vous permettre de signer un document pdf seul ou à plusieurs. Il doit aussi en même temps vous permettre de réaliser une signature de documents en lot tout en effectuant un suivi en temps réel de l’état de progrès de vos procédures de signature numérique. N’oubliez pas également qu’un logiciel de signature numérique doit vous permettre d’effectuer la traçabilité des fichiers ouverts. Ainsi, il doit disposer d’autres fonctionnalités à savoir la vérification de l’identité du signataire, la relance automatique du processus de signature électronique avec message personnalisé aux destinataires et la notification automatique d’un signataire en attente d’une procédure de signature. Ses fonctions doivent répondre à vos attentes.