Publié le : 11 janvier 20216 mins de lecture
Au quotidien, vous avez l’habitude de trier les vêtements, de ranger votre penderie, de ranger les vaisselles. Et les papiers ? Sachez que pour garder la propreté de votre nid douillet et éviter l’avalanche de paperasse, il faut mettre en place un système de rangement de papier efficace. Comment classer les documents ? Par où commencer ?
Les étapes cruciales pour organiser efficacement les papiers
Pour beaucoup, organiser les piles de documents entassées dans la maison s’apparente à une grande corvée. Pour vous motiver, il est conseillé d’avoir un jus ou un bon thé à portée de mains (selon vos envies) et de mettre une musique. Maintenant que vous êtes prêts, il est temps de vous retrousser les manches.
Commencez par déterminer l’endroit où vous allez placer vos documents en attente de classement. Vous pouvez choisir n’importe quel emplacement, mais l’essentiel est qu’il soit bien en vue. Vous pouvez par exemple choisir un coin dans le séjour ou dans l’entrée. Mais attention, n’oubliez pas de placer une corbeille à papier et une petite boite à l’endroit de votre choix.
Si vous voulez un contenant en accord avec le style de votre maison, n’hésitez pas à visiter les sites Internet dédiés à la vente. Ces derniers sont en effet un peu comme la caverne d’Ali Baba, vous pouvez y retrouver divers articles, mais également des conseils précieux comme sur accroalorganisation.fr. La prochaine étape consiste à regrouper dans un seul carton les papiers éparpillés dans toutes les pièces sans les trier.
Les accessoires de rangement
Pour gagner du temps dans le rangement de papier, il est préférable d’installer des matériels adaptés avant de faire un tri. Où trouver les meilleures solutions de rangement ? Si vous êtes novices dans l’organisation des documents, ne paniquez pas. Sachez que vous pouvez retrouver une multitude d’accessoires dédiés aux classements des paperasses dans des magasins d’ameublement et de décoration.
Dans le cas où votre emploi du temps est trop chargé, vous pouvez acheter des accessoires répondant à vos besoins en ligne. Et si vous faites partie des gens ayant l’esprit créatif, n’hésitez pas à réaliser vos propres accessoires pour ranger les dossiers. Une solution pratique et économique.
Quels sont les articles à la mode ? Si vous aimez le style vintage, optez pour des boites de rangement avec un revêtement tissu ou pour des classeurs. Pour les personnes aimant le style bureau d’entreprise à la fois esthétique, vous avez le choix entre une boite suspendue, un porte-revues, un porte-document mural. Information : n’oubliez pas d’acheter des pochettes à rabat ou à élastique si votre choix s’est arrêté sur le porte-revues.
Trier les papiers : quelle méthode adopter ?
Sachez que le tri est une étape qui nécessite une bonne concentration. Avec un peu de maladresse, vous risquez de jeter un document très important. Afin de ne pas vous perdre, commencez par dresser un tableau de deux colonnes. La première colonne doit contenir la liste des documents à garder et l’autre colonne la liste des papiers à jeter.
Quels documents stockés ? Sachez que la durée de conservation varie en fonction du type de papier. Parmi les documents que vous devrez conserver tout au long de votre vie il y a le livret de famille, le jugement de divorce, les diplômes, les certificats, les titres de propriété et les testaments. Les documents à conserver pendant plus de six mois sont les factures de déménagement, de téléphones et les divers justificatifs de paiements. Conseil : si vous avez un doute sur les durées de conservation légales, contactez un professionnel.
Une fois la liste bien établie, prenez deux contenants différents. Et commencez le rangement de papier. Dans cette étape, vous allez uniquement séparer les documents importants des documents à mettre à la corbeille. La prochaine tâche consiste à classer les papiers à conserver.
Pour organiser vos documents, vous avez le choix entre de nombreuses méthodes : le classement par thème, par ordre numérique, par catégorie, par ordre alphabétique. Classer vos papiers par thème consiste à les organiser en fonction de leurs centres d’intérêt. Pour le classement par ordre numérique, il est nécessaire d’attribuer à chaque document un nombre et d’ajouter un libellé. En ce qui concerne l’organisation par ordre alphabétique, un travail d’indexation est nécessaire. Information : pour les factures, vous pouvez combiner le classement par ordre numérique avec le rangement chronologique.
Bonus : les essentiels sur le classement
Avant de vous attaquer aux piles de documents dans votre maison, il est également important de savoir certaines règles sur le classement. Sachez qu’un bon classement doit être efficace, accessible et suivre une logique. Ce dernier doit être aussi épuré. Cela signifie que les documents superflus comme les brouillons ou les doubles doivent disparaître. Et pour faire de la place, n’hésitez pas à adopter l’archivage électronique. Grâce à cette solution, vous protéger vos documents très importants des inondations, des incendies, mais également des vols. Sachez aussi que l’archivage électronique permet de préserver la nature en réduisant l’utilisation et la production des papiers.