Comment bien choisir son logiciel de facturation ?

Les logiciels de facturation offrent de nombreux avantages pour les utilisateurs. Ils permettent de gagner un temps précieux dans la réalisation des tâches et aider ainsi l’entreprise à se consacrer davantage sur les activités à forte valeur ajoutée. Ces outils intéressent également pour leur côté pratique. Grâce à ce logiciel de facturation, il n’est plus nécessaire de gérer, trier, classer ou trouver les emplacements pour les factures en papier. Ces dernières deviennent numériques, ce qui facilite grandement leurs envoies, mais aussi leurs archives. Le vrai problème concerne surtout le choix du programme. Compte tenu des nombreux outils proposés sur le marché, trouver le logiciel idéal peut s’avérer compliqué. Voici quelques conseils et astuces qui pourront vous aider à faire le bon choix.

Déterminer les fonctionnalités indispensables à votre entreprise

Le premier critère à prendre en compte dans le choix d’un logiciel devis facture reste certainement les fonctionnalités proposées par ce dernier. Pour les connaître, vous devez avant tout déterminer vos besoins. Ce sera en fonction de vos attentes que vous pourrez lister en détail les fonctions nécessaires au bon fonctionnement de votre activité. Bien évidemment, votre logiciel doit proposer les fonctions de base telles que l’automatisation du devis facture, l’envoi des factures, mais aussi les signatures électroniques. Celles-ci sont indispensables pour s’assurer que les clients ont bien reçu le document et que de votre part, votre comptable ne vous arnaque pas en réalisant des factures fantômes.

Pour ce qui est des fonctionnalités supplémentaires, les besoins varient en fonction de vos objectifs et des tâches à réaliser au quotidien. Il est notamment important que l’outil puisse créer et envoyer automatiquement un devis facture gratuit. Cela vous permettra d’améliorer votre image de marque tout en augmentant la productivité. En effet, si vos potentiels clients souhaitent solliciter vos services ou acheter vos produits, avoir un devis sans avoir à payer les fera penser que vous offrez une prestation de qualité au meilleur prix. Avant de choisir votre logiciel de facturation donc, pensez aux fonctionnalités qui vous permettront de fidéliser vos clients et d’en acquérir de nouveaux. 

Analysez l’ergonomie du logiciel de facturation qui vous intéresse

Que vous soyez intéressé par un logiciel devis gratuit ou un modèle payant, il est toujours nécessaire d’analyser sa prise en main, notamment la simplicité de son utilisation. Il est primordial que l’outil de votre choix soit facile à manipuler et entièrement intuitif. Dans le cas contraire, vous pourrez perdre davantage du temps dans l’apprentissage du logiciel et la réalisation des nombreuses tâches au lieu de les accélérer.

Avec un outil ergonomique, vous pourrez déclencher en seulement quelques clics l’édition de devis. Il vous sera également plus facile de rédiger des bons de commande ou de déclencher une livraison. En général, ce genre de logiciel ne doit nécessiter aucune compétence particulière. Son utilisation se fait de manière entièrement intuitive.

Déterminer le budget alloué au logiciel

Les logiciels de facturation sont des produits comme tant d’autres. Ils ont chacun leur prix et leurs spécificités. Certains d’entre eux sont gratuits et proposent des fonctionnalités très basiques qui peuvent quand même vous être utiles si votre activité se concentre principalement sur la gestion des factures.

Il est toutefois important de noter qu’il existe des logiciels de facturation payants très abordables. Ces derniers ne nécessitent aucun engagement, ce qui vous permet de vous désabonner à tout moment. L’avantage à utiliser une solution payante est que vous bénéficierez de certains services supplémentaires tels qu’une assistance en cas de besoin, une évolution régulière en fonction de votre activité, un service de maintenance du logiciel, etc. Dans tous les cas, n’hésitez à pas à déterminer le budget que vous allouer à l’acquisition pour trouver le programme adapté.

Quelques conseils pour optimiser son choix

Les logiciels proposés sur le marché sont généralement classés en fonction de la taille de l’entreprise. Les fonctionnalités proposées par logiciel devis facture gratuit pour un autoentrepreneur ne sont généralement pas les mêmes que celles proposées par un logiciel de facturation gratuite pour les start-ups. Pour ne pas vous tromper dans votre décision donc, l’idéal est de privilégier un logiciel de devis conçu pour la taille de votre structure.

Si vous envisagez de développer votre activité et travailler plus tard avec des firmes plus grandes ou internationales, dans ce cas, optez pour un logiciel disposant d’une mise à jour régulière. Avec cette option, vous pourrez rajouter les fonctionnalités dont vous avez besoin au moment opportun. Cette possibilité a bien évidemment un coût. Aussi, avant la signature, n’hésitez pas à demander des rabais ou remises le moment venu.